Najczęściej popełniane błędy we wnioskach nadsyłanych na konkurs

,,Nasza świetlica, nasz klub”

 

 

Po lekturze nadesłanych na konkurs wniosków a także po wielu rozmowach telefonicznych, z przykrością stwierdzamy, że co najmniej połowa piszących nie przeczytała dokładnie regulaminu konkursu ani instrukcji i wypełniła wniosek w ostatniej chwili.

Zaraz po ogłoszeniu konkursu,  otrzymaliśmy sporo telefonów z przemyślanymi pytaniami, świadczących o bardzo starannym przygotowywaniu projektów natomiast im bliżej terminu nadsyłania prac tym więcej pojawiało się pytań typu „o co chodzi w tym konkursie” albo ,,gdzie można znaleźć na ten temat informacje” itp. Takie pytania zadawały osoby, które dopiero co dowiedziały się o naszym konkursie i nie zapoznały się  jeszcze z jego zasadami ale wychodziły z założenia, że jest to bardzo prosty konkurs bo przecież każdy wie jak działa świetlica i wystarczy tylko przysiąść i wypełnić wniosek (najlepiej jakby na stronie internetowej Fundacji zamieszczono przykładowo wypełniony wniosek) .

Naszym zdaniem niemożliwe jest przygotowanie projektu z dnia na dzień i na pewno taki ,,szybki”, pisany na ostatnią chwilę projekt będzie różnił się od tego wypracowanego i „wyczekiwanego”.  

Wiele wniosków pisanych w ostatniej chwili, nadeszło niekompletnych i nieuporządkowanych,  z poprzekręcanymi do góry nogami i nie ponumerowanymi stronami itp. 

 

Najczęściej popełniane błędy formalne:

 

  1. przysyłanie wniosków po terminie ( jeżeli termin nadsyłania prac przypada na dzień X, to data stempla pocztowego ma być też X a nie X + 1 czy X + 2)

  2. nie wpisanie wszystkich danych do formularza a zwłaszcza adresu z podaniem województwa, powiatu, gminy, nazwy sołectwa, wsi itd.

  3. nie wpisanie prawidłowo do rubryk dat rozpoczęcia i zakończenia projektu a przy tym czasu jego trwania. Jeżeli wymogiem było aby projekt trwał minimum 12 miesięcy to nie może on trwać krócej, może natomiast trwać dłużej.

  4. występowanie o dotację mniejszą niż  5 000 zł lub większą  niż 20 000 zł

  5. nie podanie numeru KRS (nie dotyczy organizacji zarejestrowanych w starostwach lub będących w trakcie rejestracji) lub podawanie KRS-ów innych organizacji – np. koła gospodyń wiejskich,  nie będące samodzielnymi organizacjami podawały KRS Związku Kółek Rolniczych

  6. nadesłanie niekompletnych lub nie nadesłanie wszystkich wymaganych załączników bądź też nadesłanie załączników nie związanych z organizacją zgłaszającą

  7. przysłanie tylko jednego oświadczenia osoby odpowiedzialnej za projekt

  8. nieodpowiednio udokumentowany tytuł prawny do pomieszczenia, w którym będzie działać świetlica/klub, czyli brak lub niewłaściwie sporządzona umowa z właścicielem lokalu.. Najczęściej była to umowa użyczenia zawarta z zupełnie innymi podmiotami (np. projekt składa stowarzyszenie X a załącza umowę użyczenia lokalu zawartą między spółdzielnią mieszkaniową i gminą) lub umowa zawarta na krótszy okres niż 3 lata.

  9. brak statutu lub nadesłanie statutu innej organizacji

  10. w przypadku organizacji typu C będących w trakcie rejestracji wpisanie w miejscu numeru KRS informacji o zgłoszeniu organizacji do rejestracji ale nie nadesłanie kopii tego zgłoszenia

 

Najczęściej popełniane błędy merytoryczne:

 

  1. nie pokrywanie się celów statutowych organizacji zgłaszającej z celami konkursu.

  2. organizacja zgłaszająca słabo powiązana ze wsią, w której ma działać świetlica/klub, nie znająca potrzeb społeczności lokalnej, obszar działania organizacji zgłaszającej nie pokrywający się z  najbliższym otoczeniem świetlicy/klubu, bardzo oddalona siedziba organizacji od miejsca, w którym ma działać klub/ świetlica

  3. propozycja działalności świetlicy /klubu nie pokrywająca się z zapotrzebowaniem                       i możliwościami lokalnej społeczności zwłaszcza z potrzebami osób starszych, słabe działania łączące lokalną społeczność (np. aerobik dla osób starszych nie może być jedyną propozycją dla tej grupy itp.).

  4. nie opracowane zasady korzystania z Internetu i brak pomocy dla mieszkańców nie potrafiących samodzielnie posługiwać się komputerem

  5. brak lub słabo zorganizowana opieka nad świetlicą/ klubem (montaż krat i alarmów to nie jest wystarczające rozwiązanie)

  6.  mało czytelny, zawierający błędy i nie powiązany z treścią  projektu budżet

  7.  projekty pisane i realizowane tylko przez jedną osobę, z treści ich wynika, że mieszkańcy nie byli i nie będą zaangażowani w powstawanie i realizację projektu – wnioski sprawiają wrażenie pisanych „na zamówienie” przez „zewnętrznych specjalistów” nie znających ani mieszkańców ani terenu, nie ma w nich opisanej współpracy mieszkańców

  8.  promocja projektu nie przystająca do skali projektu i nie zawsze trafiająca  bezpośrednio do mieszkańców wsi

  9. brak pomysłu na kontynuację działalności świetlicy/klubu  po realizacji projektu – nie wiadomo co się będzie działo, czy pomieszczenie będzie dalej przeznaczone na świetlicę/klub, skąd i jak będą pozyskiwane środki na działalność itd.

  10.  brak przedstawienia sposobu kontroli efektów projektu, nie uwzględnienie ewentualnych  trudności i zagrożeń podczas jego realizacji i możliwości modyfikacji projektu

  11. bardzo ogólny harmonogram działań w projekcie – uwzględniony tylko fakt, że świetlica będzie otwarta i będzie opiekun  bez zaznaczenia co tam się będzie działo

 

Ocena projektu to nie jest ocena samego tekstu  (czy jest on ładnie i zgrabnie napisany, czy pojawiają się w nim odpowiednie wyrażenia itd.) ale również całego jego „otoczenia” czyli kto /jaka organizacja przygotowuje projekt, jakie on ma szanse na powodzenie i dalszą kontynuację, jakie zmiany w lokalnym środowisku wywoła, czy uruchomi pożądane procesy i czy będzie pozytywnym przykładem dla innych gmin w Polsce itd. Nie chodzi tu a jakieś wyjątkowo skomplikowane działania ale o zwykle, czasem oczywiste,  przejawy zdrowego rozsądku czy odruchy ludzkiego serca. W każdym miejscu są różni ludzie, którzy jako grupa mają potencjał                 i  pomysły potrzebne do tego aby po swojemu uruchomić własny klub/świetlicę i przedstawić swoje działania w formie projektu. Nie jest potrzebny do tego „zawodowy pisacz”, który skomplikowanym językiem zapełni kilkanaście stron wniosku.

 

Nie udzielimy Państwu odpowiedzi co we wniosku na konkurs pisać bo nie chodzi o to co pisać ale o to co robić, żeby taki klub działał i żeby dzięki niemu po prostu na wsi żyło się lepiej a mieszkańcy mieli przyjemność z przychodzenia do swojego klubu/świetlicy

Przeważnie jest tak, że Ci co od dawna się do konkursu przymierzają, mają przedyskutowany i przemyślany niemal każdy drobiazg, czasem napiszą coś nieskładnie i z błędami ale z treści projektu po prostu bije energia  i autentyczność, nie mają problemu z pozyskaniem dotacji . Ci co  w ostatniej chwili wysyłają oderwany od rzeczywistości (albo o zgrozo przepisany) wniosek (nie do końca świadomi do kogo i po co) wychodząc z założenia, że „i tak muszą dać komuś pieniądze” są niestety w błędzie i dotacji nie dostają.

Praca naszej komisji konkursowej jest pełna niedoskonałości ale osoby sprawdzające wnioski znają Polską wieś (i to nie jedną), lubią ten konkurs i starają się być jak najbardziej obiektywne. Sprawdzanie nie przygotowanych właściwie wniosków jest bardzo przygnębiające i stresujące.

 

Podjęcie decyzji komu dać dotację a komu nie jest naprawdę bardzo trudne. Prosimy pamiętać, że jest to konkurs a więc są wygrani i niestety są przegrani i nawet gdyby wszyscy otrzymali maksymalną ilość punktów to i tak nie wszyscy dostaliby dotację. Niestety potrzeby przerastają nasze możliwości.